Sie planen Firmenevents für fünfzig bis fünfhundert Personen. Und Ihre Anfragen kommen zur Hälfte von Privatleuten, die einen Geburtstag organisieren wollen und beim Honorar erschrecken.
Im Juni bekommt eine Assistenz der Geschäftsführung die Aufgabe, die Weihnachtsfeier für 180 Mitarbeitende zu organisieren. Budget: rund 22.000 Euro. Sie hat keine Zeit und keine Erfahrung.
Sie googelt „Weihnachtsfeier organisieren lassen [Stadt]” und holt drei Angebote ein. Wer im Juni sichtbar ist, kommt in die Auswahl — im Oktober ist längst entschieden.
SEO für Eventplanung im Firmenbereich hat deshalb zwei Besonderheiten: eine Vorlaufzeit, die dem Anlass um Monate vorausgeht, und Entscheider, die nicht selbst zahlen, sondern eine Freigabe einholen müssen.
Was Sie wahrscheinlich schon versucht haben
Der wichtigste Kanal — und einer, der an einzelnen Personen hängt. Wenn die Assistenz wechselt, die Sie seit Jahren bucht, sucht ihre Nachfolgerin neu. Genau dann entscheidet, wer auffindbar ist.
Bilder überzeugen, wenn jemand da ist. Eine Assistenz sucht aber nach Aufgaben: „Weihnachtsfeier organisieren lassen”, „Tagung planen”, „Jubiläum Firmenfeier Ideen”. Danach muss die Seite gebaut sein.
Ein Modell schon: Prozent vom Budget, Tagessatz oder Pauschale ab X pro Veranstaltung. Ihre Kundin muss intern eine Freigabe einholen — ohne Größenordnung kann sie das nicht, und die Anfrage findet nicht statt.
Wie Entscheider suchen
Auffällig ist die Aufgabenperspektive: Gesucht wird nicht nach „Eventagentur”, sondern nach dem, was zu erledigen ist. Und häufig nach Kosten und Honorarmodell, weil intern eine Zahl gebraucht wird. Wer das beantwortet, kommt in die Auswahl, bevor überhaupt ein Gespräch stattfindet.
Die Besonderheit: Sie müssen ein halbes Jahr früher sichtbar sein
Weihnachtsfeiern werden zwischen Juni und August entschieden. Sommerfeste im Februar und März. Jubiläen mit einem Jahr Vorlauf. Wer im Oktober für „Weihnachtsfeier” sichtbar wird, hat die Saison verpasst — und Sichtbarkeit aufzubauen dauert selbst drei bis sechs Monate. Daraus folgt ein konkreter Fahrplan: Für die Weihnachtssaison müssen die Inhalte im Frühjahr stehen. Das ist der häufigste und teuerste Planungsfehler in Ihrer Branche.
Was in der Eventplanung zählt
- Eine Seite je Anlass. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Jubiläum, Tagung, Kick-off, Messeauftritt. Jeweils mit Ablauf, Vorlaufzeit und Budgetrahmen pro Person.
- Honorarmodell erklären. Prozent, Pauschale oder Tagessatz — und was jeweils enthalten ist. Ohne Größenordnung bekommt Ihre Ansprechpartnerin keine Freigabe.
- Budget pro Person nennen. „Weihnachtsfeier realistisch ab X pro Person, abhängig von Location und Catering.” Das ist die Zahl, mit der intern gerechnet wird.
- Referenzen mit Zahlen. Teilnehmerzahl, Branche, Aufgabe, Ergebnis. Ohne Kundennamen, wenn nötig — aber mit Größenordnung, sonst sind Bilder wertlos.
- Ablauf und Zuständigkeit beschreiben. Was übernehmen Sie, was bleibt beim Kunden, wer haftet für was. Assistenzen fürchten Restarbeit, die niemand angekündigt hat.
- Privatkunden abgrenzen. Wenn Sie keine Geburtstage planen, gehört das freundlich auf die Seite. Spart beiden Seiten Zeit.
Wir prüfen Ihre Sichtbarkeit gegen den Saisonkalender
Für welche Anlässe erscheinen Sie heute, und wann müssten die Inhalte stehen, damit sie zur Buchungssaison wirken?
Kostenloses Angebot anfragen 15 Minuten · kostenlos · unverbindlichWelche Seiten wir für Sie bauen
Weihnachtsfeier
Ablauf, Vorlaufzeit, Budget pro Person, Locations, was Sie übernehmen. Muss im Frühjahr stehen.
Tagungen und Konferenzen
Ganzjährig, mit Technik, Verpflegung, Teilnehmerverwaltung.
Jubiläen und Sommerfeste
Lange Vorlaufzeit, höheres Budget, hohe Ansprüche an Referenzen.
Honorar und Ablauf
Modell, Leistungsumfang, Zuständigkeiten, Vertrag. Die Seite, die die interne Freigabe ermöglicht.
Noch Einwände? Berechtigt.
Bis ein Bestandskunde wegfällt — Fusion, Sparrunde, neue Assistenz. In Ihrer Branche hängt viel an wenigen Auftraggebern. Suchsichtbarkeit ist eine Absicherung, keine Wachstumsmaßnahme.
Genau das ist die Absicht. Ein Kunde mit 4.000 Euro für 180 Personen wird unzufrieden, egal was Sie tun. Die Zahl filtert vorher, statt hinterher Ärger zu erzeugen.
Dann geht es um Auswahl — größere Budgets bei gleicher Anzahl Projekte. Und um die Möglichkeit, Anfragen abzusagen, ohne dass die Pipeline leer wird.
Zeitrahmen
Unternehmensprofil: zwei bis sechs Wochen. Anlassseiten drei bis sechs Monate. Daraus der Fahrplan: Weihnachtsfeier im Februar oder März aufbauen, Sommerfest im Herbst, Tagungen ganzjährig. Wer die Reihenfolge nicht am Buchungskalender ausrichtet, arbeitet ein Jahr für die nächste Saison.
Was es kostet
Website mit Grundstruktur ab 1.890 €. Mit vier Anlassseiten und Honorarbereich ab 3.490 €. Laufende Betreuung ab 390 € im Monat, monatlich kündbar. Alle Preise.
Fünfzehn Minuten, dann steht der Fahrplan
Welcher Anlass zuerst, wann er stehen muss und was in Ihrer Region realistisch erreichbar ist.
Termin anfragen Antwort werktags in der Regel innerhalb einer Stunde